Sachverhalt:
Es besteht Einvernehmen im Gemeinderat, dass die Gemeinde
Denklingen ihren Gemeinderatsmitgliedern über eine Webapplikation
(Ratsinformationssystem) einen gesicherten Zugriff auf Tagesordnungen der
Sitzungen der gemeindlichen Gremien, Sitzungsunterlagen,
Sitzungsniederschriften sowie weitere Informationen wie z. B. Pläne, Rund- und
Informationsschreiben etc. zur Verfügung stellt.
Dazu ist es notwendig, die entsprechende Hardware
zur Verfügung zu haben. Am besten geeignet ist hierfür gemäß der vorhandenen
Software und Lizenz ein Apple iPad. Neben dieser Ratsinformationssoftware sind
auf dem iPad ein Virenschutz und eine Emailadresse einzurichten. Des Weiteren
bedarf es einer WLAN-Versorgung im Sitzungssaal. Es ist auch notwendig, dass
jedes Gemeinderatsmitglied, das dieses Ratsinformationssystem nutzen will, die
„Datenschutzbelehrung Ratsinformationssystem“ unterschreibt.
Das Ratsinformationssystem ist auf der Internetseite
https://ratsinfo-denklingen.livingdata.de/
hinterlegt.
Wer das Ratsinformationssystem nicht nutzen will,
bekommt alle Unterlagen auch weiterhin in Papierform, aufgrund der fehlenden Kostenersparnis
aber auch nicht die genannte Hard- und Software zur Verfügung gestellt.
Beschluss:
Die Gemeindeverwaltung wird beauftragt, in der oben beschriebenen Weise das Ratsinformationssystem einzurichten. Dazu gehört die Beschaffung der iPads, deren Kosten sich pro Stück bei maximal 750 EUR bewegen werden. Gleichwohl wird der Gemeindeverwaltung vorgegeben, das wirtschaftlichste Angebot auszuwählen. Des Weiteren ist das Angebot der LEW TelNet vom 15.05.2014, Angebotsnummer AG008332, das den Gemeinderatsmitgliedern mit der Sitzungsladung ausgehändigt worden ist und das einmalig mit 242,00 EUR + 363,00 EUR und mit monatlichen Kosten von 82,00 EUR + 19,00 EUR abschließt (jeweils zzgl. Mehrwertsteuer), anzunehmen. Damit das Ratsinformationssystem möglichst bald in Betrieb gehen kann, werden die Gemeinderatskollegen gebeten, der Gemeindeverwaltung bis zum 31.05.2014 Mitteilung zu geben, falls sie alle Unterlagen in Papierform erhalten wollen. Danach sind die Geräte zu bestellen. Außerdem ist eine kurze Schulung im Sitzungssaal zu organisieren.