Sachverhalt:

• Vgl. beiliegendes Schreiben des Bayerischen Gemeindetags vom 06.11.2018
• Mit der dort vorgeschlagenen Änderung der Geschäftsordnung würden die Postbriefe bei der Sitzungsladung entfallen.
• Derzeitige Fassung des § 20 der Geschäftsordnung:

§ 20

Form und Frist für die Einladung

(1) ¹Die Gemeinderatsmitglieder werden schriftlich unter Beifügung der Tagesordnung zu den Sitzungen eingeladen. Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung ergänzt werden.

(2) ¹Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beigefügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit nicht entgegenstehen. ²Die weiteren Unterlagen können schriftlich oder in einem technisch individuell gegen Zugriffe Dritter geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) zur Verfügung gestellt werden.

(3) Die Ladungen sind spätestens vier Tage vor der Sitzung mit einfachem Brief zur Post zu geben. Diese Frist kann in dringenden Fällen auf drei Tage verkürzt werden. Der Sitzungstag und der Tag der Postaufgabe werden bei der Berechnung der Frist nicht mitgerechnet.

Beschluss:

Der Gemeinderat beschließt folgende Änderungen der Geschäftsordnung für den Gemeinderat der Gemeinde Denklingen:

§ 20 erhält folgende Fassung:

§ 20

Form und Frist für die Einladung

(1) Die Gemeinderatsmitglieder werden schriftlich unter Beifügung der Tagesordnung oder mit ihrem Einverständnis elektronisch zu den Sitzungen eingeladen. Im Falle einer elektronischen Einladung werden der Sitzungstermin und der Sitzungsort durch eine E-Mail und die Tagesordnung durch einen mit dieser E-Mail versandten Link auf ein in einem technisch individuell gegen Zugriffe Dritter geschützten Bereich (Ratsinformationssystem) eingestelltes und abrufbares Dokument mitgeteilt. Die Tagesordnung kann bis spätestens zum Ablauf des 3. Tages vor der Sitzung ergänzt werden.

(2) Im Falle der elektronischen Ladung geht die Tagesordnung zu, wenn die E-Mail nach Absatz 1 Satz 2 im elektronischen Briefkasten des Empfängers oder bei seinem Provider abrufbar eingegangen und üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist.

(3) Der Tagesordnung sollen weitere Unterlagen, insbesondere Beschlussvorlagen, beige-fügt werden, wenn und soweit das sachdienlich ist und Gesichtspunkte der Vertraulichkeit nicht entgegenstehen. Die weiteren Unterlagen können schriftlich oder elektronisch im Ratsinformationssystem im Sinne von Absatz 1 Satz 2 zur Verfügung gestellt werden. Hat das Gemeinderatsmitglied sein Einverständnis zur elektronischen Ladung erklärt, werden die weiteren Unterlagen grundsätzlich nur elektronisch bereitgestellt.

Diese Änderung der Geschäftsordnung tritt am 01.01.2019 in Kraft.